ZAPYTANIE OFERTOWE (RFX)

1. WPROWADZENIE:

Niniejsze zapytanie jest podstawą do złożenia Ofert.

2. TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:

Postępowanie w trybie Zapytania Ofertowego (RFX) prowadzone jest w oparciu o wewnętrzny Regulamin Udzielania Zamówień i Zawierania Umów (Regulamin) Zamawiającego, dla którego nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 11.09.2019 r. Prawo zamówień publicznych.

3. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA:

Przedmiot zamówienia obejmuje pobór próbek z odpadów lub ubocznych produktów spalania pochodzących ze spalania węgla kamiennego oraz biomasy w Enea Ciepło sp. z o.o. Oddział Elektrociepłownia Białystok w okresie 01.01.2024r – 31.12.2026r, obejmujący: 

a) 12 poborów próbek z dwóch rodzajów odpadów lub ubocznych produktów spalania (czterokrotny pobór próbek z dwóch rodzajów UPS w ciągu jednego roku),

b) 45 poborów próbek z jednego rodzaju odpadów lub ubocznych produktów spalania (piętnastokrotny pobór próbki z jednego rodzaju UPS w ciągu jednego roku).

Przygotowane próbki Wykonawca będzie zobowiązany dostarczyć do laboratorium ENEA Ciepło sp. z o.o. mieszczącym się w Białymstoku przy ul. Gen. Wł. Andersa 15. 

Miejsca poboru próbek:

- składowisko zlokalizowane w m. Sowlany,

- teren Elektrociepłowni Białystok.

4. OFERTY CZĘŚCIOWE:

Zamawiający nie dopuszcza składanie Ofert częściowych.

5. OFERTY WARIANTOWE I RÓWNOWAŻNE:

Zamawiający nie dopuszcza składania Ofert wariantowych i równoważnych

6. TERMINY REALIZACJI:

Planowany termin wykonywania Przedmiotu Zamówienia –  01.01.2024r - 31.12.2026r

7. WARUNKI UDZIAŁU WYKONAWCY W POSTEPOWANIU:

O udzielenie Zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące:

a. zdolności do występowania w obrocie gospodarczym;

b. posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa powszechnie obowiązującego nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień;

c. posiadania sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie Zamówienia, przy uwzględnieniu obowiązujących w Spółce lub Grupie ENEA aktów wewnętrznych, w szczególności „Procedury weryfikacji kontrahentów w Grupie ENEA”

d. posiadania zdolności technicznej i zawodowej niezbędnej do wykonania Zamówienia

e. Wykonawcy, którzy nie zostali wpisani na listę o jakiej mowa w art. 2 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz.U. 2022r., poz. 835), oraz w stosunku do, których nie zachodzą przesłanki o jakich mowa w art. 7 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz.U. 2022r., poz. 835).

f. Wykonawcy, którzy posiadają akredytację w zakresie przedmiotu zamówienia lub w przypadku jej braku przedstawią kserokopie zaświadczeń pracowników (minimum 3 osób), którzy będą brać udział w realizacji zadania, wydanych przez firmę posiadającą stosowną akredytację z zakresu poboru próbek, o ukończonym kursie dla próbobiorców w zakresie obowiązujących norm PN I PN-ISO.

8. ZAWARTOŚĆ OFERTY:

1) Korespondencja z Wykonawcami prowadzona jest za pośrednictwem platformy LOGINTRADE (RFX).

2) Za pośrednictwem platformy LOGINTRADE (RFX) Wykonawca składa następujące dokumenty na zawartość oferty:

a. Podpisany Formularz Ofertowy (załącznik do zapytania) OBOWIĄZKOWO!!!

b. Opłacona polisę, a w przypadku jej braku inny dokument potwierdzający, ze wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności na sumę gwarancyjna w wysokości co najmniej 50 000,00 złotych (słownie: pięćdziesiąt tysięcy złotych) na jeden i wszystkie wypadki w okresie ubezpieczenia.

c. Wymagane dokumenty lub wykaz wraz z kserokopiami zaświadczeń pracowników, zgodnie z wymaganiami punktu 7 f) powyżej. 

d. Pełnomocnictwo do reprezentowania Wykonawcy (jeżeli dotyczy)

9.OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY:

1) Ofertę należy złożyć wg wzoru Formularza Ofertowego stanowiącego Załącznik do niniejszego Zapytania Ofertowego.

2) Formularz Ofertowy wraz z załącznikami składa się w postaci dokumentu elektronicznego opatrzonym kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osobę/y uprawnioną/e do reprezentacji Wykonawcy, a w przypadku gdy Wykonawca nie posiada kwalifikowanego podpisu elektronicznego, składa skan Formularza Ofertowego wraz z załącznikami opatrzone podpisem tradycyjnym w sposób umożliwiający identyfikację podpisu (np. wraz z imienną pieczątką).

10.MIEJSCE SKŁADANIA OFERT:

Formularz Ofertowy z załącznikami - platforma LOGINTRADE http://www.logintrade.pl - po uprzedniej rejestracji Wykonawcy (w przypadku pojawienia się jakichkolwiek trudności uniemożliwiających złożenie Oferty, kontakt z obsługą platformy LOGINTRADE: +48 71 787-35-34; +48 71 787-37-27; +48 71 787-37-57; e-mail:helpdesk@logintrade.net).

11. OKRES ZWIĄZANIA OFERTĄ:

Wykonawca jest związany Ofertą przez okres 30 dni, a bieg tego terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania Ofert.

12. OCENA OFERT:

1) Kryterium oceny Ofert - Cena: 100 %

2) Jeżeli Wykonawca, którego Najkorzystniejsza Oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia Umowy Zamawiający może wybrać Najkorzystniejszą Ofertę, najwyżej ocenioną spośród pozostałych Ofert, bez przeprowadzania ich ponownej oceny.

13. WARUNKI PŁATNOŚCI/KARY UMOWNE - zgodnie z zapisami Projektu umowy

14. PYTANIA WYKONAWCÓW I WYJAŚNIENIA ZAMAWIAJĄCEGO:

Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści Zapytania Ofertowego. Zamawiający jest obowiązany udzielić wyjaśnień. Wyjaśnienia będą publikowane na Platformie Zakupowej Zamawiającego. Pytania dotyczące zapytania mogą być zadawane tylko i wyłącznie za pośrednictwem platformy zakupowej.

15. UZUPEŁNIENIE DOKUMENTÓW LUB ZŁOŻENIE WYJAŚNIEŃ NA WEZWANIE ZAMAWIAJĄCEGO:

1) Zamawiający wzywa Wykonawców którzy w określonym terminie nie złożyli oświadczeń i dokumentów, lub którzy nie złożyli pełnomocnictw, albo którzy złożyli wymagane przez Zamawiającego oświadczenia i dokumenty, zawierające błędy lub którzy złożyli wadliwe pełnomocnictwa, do ich złożenia w wyznaczonym terminie, chyba, że mimo ich złożenia Oferta Wykonawcy podlega odrzuceniu albo konieczne byłoby unieważnienie Postępowania.

2) Złożone na wezwanie Zamawiającego oświadczenia i dokumenty powinny potwierdzać spełnienie przez Wykonawcę warunków udziału w Postępowaniu oraz spełnianie przez oferowane usługi wymagań określonych przez Zamawiającego,

3) W toku rozpatrywania ważnych Ofert, jeżeli jest to konieczne ze względu na potrzebę uzyskania wyjaśnień do złożonych Ofert, wybór Wykonawcy można poprzedzić wyjaśnieniami potwierdzonymi na piśmie z dowolna liczba Wykonawców. Wyjaśnienia nie mogą prowadzić do zmiany ceny lub innych danych będących przedmiotem oceny Oferty.

16. UDZIAŁ W POSTĘPOWANIU PODMIOTÓW TRZECICH:

1) Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie Zamówienia. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie Zamówienia ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w Postępowaniu albo do reprezentowania ich w Postępowaniu i zawarcia Umowy. W przypadku wspólnego ubiegania się o Zamówienie przez Wykonawców dokumenty i oświadczenie składa każdy z wykonawców wspólnie ubiegających się o Zamówienie. Dokumenty te potwierdzają spełnianie warunków udziału w Postępowaniu lub kryteriów selekcji oraz brak podstaw wykluczenia w zakresie, w którym każdy z wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w Postępowaniu lub kryteriów selekcji oraz brak podstaw wykluczenia. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie Zamówienia ponoszą solidarną odpowiedzialność za wykonanie Umowy.

17. WYKLUCZENIE WYKONAWCY:

1)Wykonawca podlega wykluczeniu z udziału w Postępowaniu o udzielenie Zamówienia w następujących przypadkach:

a. w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania Ofert uniemożliwił lub odmówił zawarcia umowy w sprawie Zamówienia po wyborze jego Oferty przez Zamawiającego lub nie wniósł wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy;

b. w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania Ofert nie wykonał przedmiotu Zamówienia na rzecz Zamawiającego lub wykonał go nienależycie, a w ramach działań naprawczych nie doprowadził przedmiotu Zamówienia do stanu zgodności z umową lub nie naprawił powstałej w ten sposób szkody, chyba że niewykonanie lub nienależyte wykonanie jest następstwem okoliczności, za które Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności;

c. w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania Ofert z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy doprowadził do wypowiedzenia lub odstąpienia od umowy w sprawie Zamówienia;

d. w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania Ofert dopuścił się poważnych naruszeń „Kodeksu Kontrahentów Grupy ENEA” albo dopuścił się innych naruszeń postanowień „Kodeksu Kontrahentów Grupy ENEA”, a w ramach działań naprawczych nie doprowadził do ich usunięcia;

e. w sposób inny niż wskazany w lit. a – d w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem składania Ofert wyrządził Zamawiającemu szkodę w związki z realizacją Zamówienia, której to szkody nie naprawił w ramach podjętych działań naprawczych;

f. został wpisany do Rejestru Wykonawców Wykluczonych zgodnie z „Zasadami dokonywania oceny Wykonawców w Obszarze Zakupowym Zakupy Ogólne w Grupie ENEA”;

g. gdy otwarto jego likwidację, ogłoszono upadłość, którego aktywami zarządza likwidator lub sąd, zawarł układ z wierzycielami, którego działalność gospodarcza jest zawieszona albo znajduje się on w innej tego rodzaju sytuacji wynikającej z podobnej procedury przewidzianej w przepisach miejsca wszczęcia tej procedury;

h. gdy doradzał lub w inny sposób był zaangażowany w przygotowanie Postępowania

o udzielenie tego Zamówienia, a spowodowane tym zaangażowaniem zakłócenie konkurencji nie może być wyeliminowane w inny sposób niż przez wykluczenie Wykonawcy z udziału w tym Postępowaniu. Przed wykluczeniem Wykonawcy Zamawiający zapewnia temu Wykonawcy możliwość udowodnienia, że jego zaangażowanie w przygotowanie Postępowania o udzielenie Zamówienia nie zakłóci konkurencji;

i. gdy Zamawiający może stwierdzić, na podstawie wiarygodnych przesłanek, że Wykonawca zawarł z innymi Wykonawcami porozumienie mające na celu zakłócenie konkurencji, w szczególności jeżeli należąc do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów, złożyli odrębne Oferty, chyba że wykażą, że przygotowali te Oferty niezależnie od siebie;

j. gdy naruszył obowiązki dotyczące płatności podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, chyba że Wykonawca przed upływem terminu składania Ofert dokonał płatności należnych podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne wraz z odsetkami lub grzywnami lub zawarł wiążące porozumienie w sprawie spłaty tych należności;

k. jeżeli złożył nieprawdziwe informacje mające lub mogące mieć wpływ na wynik Postępowania;

l. gdy nie wykazał spełnienia warunków udziału w Postępowaniu;

m. został wymieniony w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006[1] lub rozporządzeniu 269/2014[2] albo wpisany na Liście Sankcyjnej[3] jako podmiot podlegający wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu;

n. jego beneficjentem rzeczywistym[4] jest, lub była po dniu 24 lutego 2022 r., osoba wymieniona w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 lub rozporządzeniu 269/2014 albo wpisana na Liście Sankcyjnej jako podmiot podlegający wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu;

o. jego jednostką dominującą[5] jest, lub był po dniu 24 lutego 2022 r., podmiot wymieniony w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 lub rozporządzeniu 269/2014 albo wpisany na Liście Sankcyjnej jako podmiot podlegający wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu.

2)W przypadku, gdy Wykonawca:

a. uniemożliwił lub odmówił zawarcia umowy w sprawie zamówienia po wyborze jego Oferty przez Zamawiającego lub nie wniósł wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy;

b. nie wykonał przedmiotu Zamówienia na rzecz Zamawiającego lub wykonał go nienależycie, a w ramach działań naprawczych nie doprowadził przedmiotu Zamówienia do stanu zgodności z umową lub nie naprawił powstałej w ten sposób szkody, chyba że niewykonanie lub nienależyte wykonanie jest następstwem okoliczności, za które Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności;

c. z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, doprowadził do wypowiedzenia lub odstąpienia od umowy w sprawie Zamówienia;

d. dopuścił się poważnych naruszeń „Kodeksu Kontrahentów Grupy ENEA” albo dopuścił się innych naruszeń postanowień „Kodeksu Kontrahentów Grupy ENEA”, a w ramach działań naprawczych nie doprowadził do ich usunięcia;

e. w sposób inny niż wskazany w lit. a – d wyrządził Zamawiającemu szkodę w związku z realizacją Zamówienia, której to szkody nie naprawił w ramach podjętych działań naprawczych;

zostanie wpisany do rejestru wykluczonych Wykonawców na okres 36 miesięcy od dnia wystąpienia zdarzenia, o którym mowa w ust. 4 lit. a. – e.

3) Zamawiający zawiadamia Wykonawcę, który został wykluczony z Postępowania, podając uzasadnienie.

4) Ofertę Wykonawcy wykluczonego uznaje się za odrzuconą.

18. ODRZUCENIE OFERT:

1) Zamawiający odrzuca Ofertę w Postępowaniu o udzielenie Zamówienia, jeżeli:

a. nie odpowiada wymaganiom określonym w Zapytaniu Ofertowym pomimo wezwania Wykonawcy do uzupełnienia Oferty lub poprawienia błędów w Ofercie w wyznaczonym przez Zamawiającego terminie;

b. Wykonawca nie złożył w przewidzianym terminie oświadczenia potwierdzającego spełnianie warunków udziału w Postępowaniu lub brak podstaw wykluczenia z udziału w Postępowaniu lub innych dokumentów lub oświadczeń;

c. jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji;

d. zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu Zamówienia, a Wykonawca nie przedstawił w wyznaczonym terminie wyjaśnień potwierdzających, że Oferta nie zawiera rażąco niskiej ceny;

e. została złożona po terminie składania Ofert;

f. Wykonawca w terminie 3 dni od dnia doręczenia zawiadomienia nie zgodził się na poprawienie innej omyłki polegające na niezgodności Oferty z Zapytaniem Ofertowym, niepowodujące istotnych zmian w treści Oferty.

g. Wykonawca nie wyraził pisemnej zgody na przedłużenie terminu związania Ofertą po otrzymaniu wniosku Zamawiającego o przedłużenie tego terminu;

h. Wykonawca nie wyraził pisemnej zgody na wybór jego Oferty po upływie terminu związania Ofertą.

2) Zamawiający zawiadamia Wykonawcę o odrzuceniu Oferty, podając uzasadnienie.

3) Wykonawcy nie przysługują żadne środki odwoławcze na rozstrzygnięcie Postępowania.

19. UNIEWAŻNIENIE POSTĘPOWANIA:

1) Zamawiający może unieważnić Postępowanie o udzielenie Zamówienia, jeżeli:

a. nie złożono żadnej Oferty lub nie złożono żadnej Oferty niepodlegającej odrzuceniu;

b. cena Najkorzystniejszej Oferty, pomimo przeprowadzenia negocjacji lub aukcji elektronicznej, przewyższa kwotę, którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na finansowanie Zamówienia, chyba że Zamawiający może zwiększyć tę kwotę do ceny Najkorzystniejszej Oferty;

c. Kierownik Zamawiającego nie zatwierdził przedstawionej mu rekomendacji wyboru Najkorzystniejszej Oferty;

d. wystąpiły inne istotne okoliczności powodujące, że prowadzenie Postępowania lub realizacja Zamówienia nie leży w interesie Zamawiającego;

e. wystąpiły inne uzasadnione przyczyny.

2) W przypadku unieważnienia Postępowania Zamawiający powiadamia na piśmie wszystkich Wykonawców, którzy uczestniczyli w Postępowaniu.

3) Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia Postępowania bez podania przyczyny.

20. POSTĘPOWANIE UZUPEŁNIAJĄCE:

1) Zamawiający przewiduje Postępowanie Uzupełniające prowadzone z Wykonawcami, którzy złożyli Oferty niepodlegające odrzuceniu.

2) Zamawiający do Postępowania Uzupełniającego zaprosi nie więcej niż trzech Wykonawców, którzy złożyli następujące po sobie Najkorzystniejsze Oferty.

3) Zamawiający niezwłocznie po dokonaniu ostatecznej oceny Ofert wyznaczy termin przeprowadzenia Postępowania Uzupełniającego.

4) Postępowanie Uzupełniające przeprowadzane będzie z Wykonawcami, których Oferty zostały najwyżej ocenione na podstawie kryteriów przyjętych w Postępowaniu.

5) Postępowanie Uzupełniające prowadzone będzie według następujących zasad:

a. Postępowanie Uzupełniające będzie prowadzone w formie: negocjacji: osobiste, telefonicznie, mailowe lub aukcji elektronicznej;

b. Negocjacje mogą przebiegać w dowolnej liczbie rund negocjacyjnych określonych przez Zamawiającego,

c. Aukcja elektroniczna będzie przeprowadzona za pośrednictwem platformy LOGINTRADE;

d. Zamawiający drogą elektroniczną, zaprosi Wykonawców do Postępowania Uzupełniającego informując ich o dacie, lokalizacji i formie jego prowadzenia;

e. Okoliczność przeprowadzenia negocjacji (po zakończeniu każdej rundy negocjacyjnej) zostanie udokumentowana w formie protokołu z negocjacji, który podpisują osoby biorące udział w negocjacjach;

f. jeżeli Postępowanie Uzupełniające prowadzone będzie w formie aukcji elektronicznej zostanie sporządzony raport z aukcji wygenerowany za pośrednictwem Platformy Zakupowej;

g. W przypadku, gdy w wyniku przeprowadzonej aukcji elektronicznej nie uzyskano obniżenia ceny pierwotnych Ofert, Zamawiający może przeprowadzić negocjacje z tym Wykonawcą, który złożył Najkorzystniejszą Ofertę przed przeprowadzeniem aukcji.

h. cena Oferty lub inne kryteria oferowane podczas Postępowania Uzupełniającego przez Wykonawcę muszą być nie gorsze niż te zaoferowane w pierwotnej Ofercie;

6) Postępowaniu Uzupełniającemu nie podlegają:

a. wielkość i zakres przedmiotu Zamówienia;

b. termin realizacji Zamówienia, jeśli wpływa na zakres i wielkość przedmiotu Zamówienia.

7) Aukcja elektroniczna przeprowadzona zostanie zgodnie z warunkami określonymi w Załączniku do Zapytania.

8) Zakończenie Postępowania Uzupełniającego nie jest równoznaczne z wyborem Najkorzystniejszej Oferty ani z przyjęciem Oferty złożonej przez Wykonawcę.

21. OBOWIĄZEK INFORMACYJNY – KONTRAHENCI*ORAZ OSOBY FIZYCZNE, KTÓRYCH DANE OSOBOWE ZOSTAŁY UDOSTĘPNIONE ZAMAWIAJĄCEMU W ZWIĄZKU Z PRZEDMIOTOWYM POSTĘPOWANIEM

Administratorem Pana/Pani danych osobowych jest Enea Ciepło spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Białymstoku, adres: ul. Warszawska 27; 15-062 Białystok, na rzecz której świadczy Pan / Pani / dostawy, usługi, roboty budowlane.

Stosowne informacje znajdują się pod linkiem:https://www.enea.pl/pl/grupaenea/o-grupie/spolki-grupy-enea/enea-cieplo/obowiazek-informacyjny

22.ZAKOŃCZENIE POSTĘPOWANIA

Zamawiający poinformuje wszystkich Wykonawców, którzy złożyli Oferty, o wyniku zakończonego Postępowania.

23. OSOBY UPRAWNIONE DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z WYKONAWCAMI:

Osoby upoważnione ze strony Zamawiającego do kontaktowania się z Wykonawcami: Pani Małgorzata Włostowska tel. +48 85 654 99 87, +48 693 350 272

[1] rozporządzenie Rady (WE) 765/2006 z dnia 18 maja 2006 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z sytuacją na Białorusi i udziałem Białorusi w agresji Rosji wobec Ukrainy

[2] rozporządzenie Rady (UE) 269/2014 z dnia 17 marca 2014 r. w sprawie środków ograniczających w odniesieniu do działań podważających integralność terytorialną, suwerenność i niezależność Ukrainy lub im zagrażających

[3] lista osób i podmiotów, na które zostały nałożone sankcje w związku z agresją Federacji Rosyjskiej na Ukrainę. Lista wynika z przepisów prawa powszechnie obowiązującego w szczególności z ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego

[4] w rozumieniu ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu

[5] w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 37 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości